các yêu cầu kỷ thuật cần lưu tâm khi lựa chọn máy chấm công

CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT CẦN LƯU TÂM KHI LỰA CHỌN MÁY CHẤM CÔNG

I. Máy chấm công.

Máy chấm công hiện đang trở thành loại máy không hề xa lạ và nó có mặt ở hầu hết các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ. Phục vụ cho công việc lưu trữ lại những thông tin đến và về khi đi làm của nhân viên tại cơ sở kinh doanh một cách tự động và nhanh chóng. Không những thế việc kết nối với một số phần mềm kế toán hiện nay giúp cho việc quản lý thông tin ngày càng trở dễ dàng hơn nữa. Vừa tiết kiệm công sức vừa tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo tính đúng đắn của dòng dữ liệu thông tin được lưu trữ để chấm công cho nhân viên.

II. Máy chấm công và công dụng vượt trội, công nghệ nào được áp dụng?

Để có thể mà lựa chọn máy chấm công cho phù hợp, thì tất nhiên phải dựa theo những thông tin quan trọng của chiếc máy chấm công đó. Vậy cùng điểm qua những thông tin cần lưu tâm khi lựa chọn máy chấm công, để sử dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trước tiên là công nghệ chấm công.

Tính đến thời điểm hiện tại có 4 phương thức thực hiện việc chấm công ở từng loại công nghệ chấm công phổ biến như là:

1. Máy chấm công bằng thẻ từ:

Máy chấm công này sử dụng thẻ từ để xác định nhân viên. Nhân viên sẽ quẹt, đưa thẻ của mình vào máy khi họ đến nơi làm việc. Những chiếc thẻ này là những chiếc thẻ RFID. Sử dụng nhận dạng qua tần số vô tuyến. Với công nghệ này thẻ được cung cấp cho nhân viên sẽ có mã riêng, giả sử thẻ có mã là (123) thì khi đưa thẻ lại gần, máy chấm công sẽ nhận diện được mã thẻ. Dữ liệu của nhân viên được lưu trữ trùng khớp với mã 123 sẽ được lưu lại về hoạt động thời gian chấm công. Giải thích thêm về công nghệ RFID, nó là viết tắt của Radio Frequency Indentification nghĩa là (nhận dạng qua tần số vô tuyến). 

Nếu nhắc đến tiền thân của loại công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến này thì không thể nhắc đến một thiết bị có tên "The Thing". Thứ mà Nga đã đặt trong chiếc quốc huy bằng gỗ tặng cho đại sứ quán Mỹ để thực hiện công cuộc nghe lén. Nhưng bạn yên tâm, vì sự "rút kinh nghiệm" thì thời nay những chiếc thẻ từ đã được mã hóa để chống lại những việc bị lộ thông tin nên không cần lo nhé.

2. Máy chấm công vân tay:

Nhận dạng dấu vân tay không còn là khái niệm xa lạ nữa khi mà những bộ phim trinh thám có quá nhiều tình tiết điều tra bằng cách lấy mẫu vân tay tội phạm hòng đi so sánh với những kẻ tình nghi rồi truy vết ra tội phạm. Nhưng với công nghệ tiên tiến ngày nay việc xác định vân tay bằng mắt như thế là một lối xưa cũ và ít được ứng dụng thực tiễn. Thay vào đó là sinh trắc học vân tay. Đó là những thống kê phân tích xác xuất toán học liên quan đến những đặc điểm của vân tay, thứ mà không một ai giống một ai, trên phương diện toán và số học theo công nghệ thời đại số hóa. Mặc dù khái niệm sinh trắc học có thể bao gồm cả mống mắt và nhiều đặc điểm khác trên cơ thể con người, nhưng khi nhắc đến sinh trắc học thì người ta lại nhớ đến vân tay đầu tiên. Bởi sự phát triển, nghiên cứu từ lâu và hàng loạt công nghệ được ứng dụng cho đến cả các cơ quan nhà nước cũng dùng đến để cung cấp thông tin độc nhất mà tạo ra chứng minh nhân dân. Và công nghệ quét vân tay của những chiếc máy chấm công hiện tại cũng ứng dụng công nghệ này. Ban đầu máy sẽ thu thập dữ liệu vân tay bằng cách quét, sau đó lưu trữ dữ liệu. Rồi khi nhân viên đặt ngón tay lên thì máy sẽ thực hiện việc quét, thu thập dữ liệu rồi truy vết ra dữ liệu đã lưu trữ đó rồi xác nhận chính xác nhân viên chấm công.

3. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt:

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt sử dụng hệ thống nhận diện khuôn mặt,  hệ thống có khả năng khớp mặt người từ hình ảnh kỹ thuật số, với cơ sở dữ liệu khuôn mặt. Nó hoạt động bằng cách phân tích và xác định rõ đặc điểm từ hình ảnh nhất định.  Tương tự với sinh trắc học vân tay, thì việc thu thập các thông tin vật lý về khuôn mặt của con người rồi số hóa lượng dữ liệu đó cũng được xếp chung với sinh trắc học vân tay. Khi được xử dụng trong máy chấm công thì việc thu thập dữ liệu gương mặt được diễn ra sau đó lưu trữ lại v à trở thành thông tin cho một nhân viên. Từ đó trong các lần quét tiếp theo thì dữ liệu trước đó được truy xuất ra và xác định nhân viên chỉ bằng hình thức đưa mặt lại máy chấm công là được.

4. Máy chấm công bằng mã PIN:

So với thẻ từ, sinh trắc học vân tay, nhân diện khuôn mặt thì đích thị việc nhập mã PIN xuất hiện đã từ lâu, từ khi việc ứng dụng nó vào những trạm ATM để người dùng có thể nhập mã PIN để tài khoản phục vụ cho việc đăng nhập rồi rút tiền. Thì việc nhập mã PIN giúp cho việc "xác minh", vậy thì việc điểm danh bằng mã PIN cũng vậy, giúp cho việc xác minh nhân viên rồi điểm danh. Chuyện là nếu như trong môi trường mọi người đều "trung thực" thì không vấn đề gì liên quan đến việc kiểm soát điểm danh cả. Vì vấn đề là nếu như nói nhập mã PIN píp píp như thế rồi lưu lại điểm danh, thì BẤT CỨ AI biết mã đều có thể nhập được. Vì vậy sẽ có những trường hợp điểm danh giúp theo cách đó, điều đó gây ra nhiều sự bất cập về việc thiếu nhân lực nhưng mà vẫn có thể điểm danh đầy đủ, và trong trường hợp những thành viên không tuân thủ thời gian. 

5. Máy chấm công thẻ giấy:

Đây là một trong những công nghệ chấm công xuất hiện đầu tiên với mỗi người công nhân được phát một phiếu giấy và đưa tờ giấy để lưu giữ thông tin chấm công của họ vào trong chiếc máy. Với hệ thống cơ học thì chiếc máy sẽ đục lỗ, hoặc là in ngày tháng lên phiếu chấm công của những người công nhân.

Nhưng theo thời gian thì ngoài việc tác động lên phiếu theo kiểu cơ học thì những chiếc máy chấm công bằng phiếu giấy như thế còn có chức năng lưu trữ dữ liệu, kết nối với máy tính, số hóa dữ liệu của việc chấm công cho người chấm công được lưu trữ và truyền dữ liệu lên trên máy vi tính nữa.

III. Các yêu cầu kỹ thuật cần lưu tâm khi lựa chọn mua máy chấm công:

1. Phương thức chấm công:

Với những phương thức đã được giới thiệu ở trên thì lợi ích của việc lựa chọn công nghệ là một điều tất yếu trong việc kiểm soát việc điểm danh nhân viên và chấm công.

Đối với những nơi làm việc mà không tiện sử dụng sinh trắc học thì có thể tận dụng những tính năng của các loại công nghệ chấm công thẻ giấy, thẻ từ, hay là nhập mã PIN.

Vì trong một số nhà máy thì người lao động sẽ phải đeo dụng cụ như mặt nạ, găng tay, điều này khiến cho máy chấm không thể tiếp cận được các thông tin sinh trắc học của người dùng. Thậm chí có một số ngành nghề ảnh hưởng đến thông tin của sinh trắc học, tương tự việc mực máy in màu trây đầy tay thì không thể nào chấm công trên máy chấm sinh trắc học vân tay được.

Trong trường hợp có thể lựa chọn các loại máy chấm công kết hợp cả sinh trắc học lẫn chấm công bằng thẻ từ vẫn được.

2. Dung lượng lưu trữ:

Dung lượng lưu trữ của máy chấm công là số lượng dữ liệu mà máy có thể lưu trữ. Tùy thuộc vào số lượng nhân viên sử dụng.

Giả xử xưởng của bạn có đến 500 nhân công nhưng rồi bạn đi mua chiếc máy chấm công chỉ có khả năng lưu trữ được 300 thẻ chấm công hoặc 300 dấu vân tay sinh trắc học, thì có phải là 200 người kia không được chấm công đúng không nào?

Vì vậy dựa theo số lượng nhân viên, số lượng thông tin cần được lưu trữ thì bạn mới lựa chọn loại máy có khả năng lưu trữ đủ để đáp ứng được nhu cầu. Nhằm không mua một chiếc máy với khả năng nhớ quá cao, chi phí tăng, và một chiếc máy rẻ nhưng lại không đủ bộ nhớ, tất cả dựa theo lượng thông tin cần lưu trữ.

Và thông tin lưu trữ đã được nhà sản xuất cho vào mục thông tin của máy, như là máy chấm công này lưu trữ được 3000 đấu vân tay và 3000 thẻ từ. Hay với những chiếc máy nhận diện khuôn mặt cũng sẽ có số lượng khuôn mặt giới hạn được cung cấp lưu trữ.

3. Khả năng kết nối:

Tốc độ truyền tải dữ liệu bị ảnh hưởng khá nhiều bởi những loại kết nối mà chiếc máy chấm công  hỗ trợ. Có kết nối USB 2.0, 3.0, 4.0,ethernet tùy từng loại mà tốc độ truyền tải nhanh hoặc chậm. Còn đối với những chiếc máy có hỗ trợ kết nối không dây thì phù hợp với việc di động máy chấm công đi mà không cần quan tâm quá nhiều về đường dây kết nối, miễn là vẫn trong vùng kết nối của wifi là được.

Nếu so về tốc độ truyền, tải thông tin giữa máy chấm công và thiết bị khác bằng USB, phần lớn là máy vi tính thì có các thông tin như sau:

USB 2.0: tối đa khoảng 480 Mbps (megabit/giây).
USB 3.0: tối đa khoảng 5 Gbps (gigabit/giây).
USB 3.1: tối đa khoảng 10 Gbps.
USB 3.2: tối đa lên đến 20 Gbps.
USB 4.0: tối đa lên đến 40 Gbps.

Ethernet:
Fast Ethernet: 100 Mbps.
Gigabit Ethernet: 1 Gbps.
10 Gigabit Ethernet: 10 Gbps.
25/40/100 Gigabit Ethernet: với tốc độ cao hơn.

Wifi:
Wi-Fi 4 (802.11n):   tối đa lên đến 600 Mbps.
Wi-Fi 5 (802.11ac):  tối đa lên đến 3.5 Gbps.
Wi-Fi 6 (802.11ax):  tối đa lên đến 9.6 Gbps.

4. Phần mềm chấm công:

Phần mềm chấm công là tập hợp các dữ liệu và các câu lệnh máy tính hướng dẫn nó giao tiếp với máy chấm công qua những phương thức kết nối trên với máy chấm công.

Trong việc chấm công phần mềm có thể giải quyết những công việc như: Lưu trữ thời gian chấm công, liệt kê, tính toán công, chỉnh sửa thông tin nhân sự... Và hàng loạt các tính năng khác được phát triển. Nhưng cũng đòi hỏi chuyên môn kỷ thuật để có thể cài đặt thì mới có thể sử dụng.

Một số phần mềm chấm công phổ biến hiện nay có thể kể tên như là: Tanca: Wise eyes, Mitaco, HRAD, TimeSOFT...

Với sự lựa chọn quá nhiều như hiện nay thì người dùng nên ưu tiên các tiêu chí sau để có thể lựa chọn phần mềm: Thích hợp với máy, cài đặt dễ dàng, bảo mật, chi phí thấp, ổn định...

Kết luận: Như vậy, để nói về việc sử dụng thì rất dễ, nhưng để có thể liệt kê ra các thông tin quan trọng cần thiết để lựa chọn, cài đặt một chiếc máy chấm công cho doanh nghiệp của mình. Bởi hiểu được sự khó khăn ấy nên Tuyết Sơn cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp thiết bị, cài đặt phần mềm chấm công, chuyển dữ liệu, sửa chữa máy chấm công, và giải quyết hầu như là toàn bộ vấn đề liên quan đến máy chấm công và phần mềm chấm công, chỉ cần quý khách nêu rõ vấn đề thì Tuyết Sơn sẽ hết mình để hỗ trợ một cách tốt nhất có thể.

Mọi thắc mắc về kỹ thuật và dịch vụ xin vui lòng liên hệ.

Trân Trọng:

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ TIN HỌC TUYẾT SƠN

Chuyên cung cấp dịch vụ tận nơi :

• Sửa chữa Máy in
• Sửa chữa Máy tính
• Sửa chữa Máy photocopy
• Sửa chữa Máy chấm công
• Sửa chữa Camera

Đảm bảo Uy tín – Tận Tâm – Chuyên Nghiệp

QUI TRÌNH SỬA CHỮA MÁY IN - MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TUYẾT SƠN

1. Nhận yêu cầu sửa chữa từ khách hàng
2. Kỷ thuật kiểm tra lỗi của thiết bị
3. Báo tình trạng máy và tư vấn hướng xử lý
4. Báo giá khách theo từng hướng xử lý
5. Xử lý thiết bị khi khách đã đồng ý giá và hướng xử lý
6. Bàn giao, tư vấn và hướng dẫn khách sử dụng máy tốt hơn
7. Viết hóa đơn, phiếu bảo hành cho khách và tính tiền